Travailler dans un espace partagé n’est plus une exception : pour de nombreuses entreprises, c’est devenu la norme. Les bureaux flexibles, les espaces collaboratifs et les environnements hybrides ont transformé la manière dont les organisations conçoivent leur lieu de travail. Cette évolution, accélérée par la démocratisation du télétravail et par la volonté d’optimiser les ressources, entraîne un défi majeur : comment maintenir une culture d’entreprise forte quand on partage le lieu avec d’autres organisations ?
La culture d’entreprise ne dépend plus seulement d’un espace physique décoré aux couleurs de la marque. Elle repose sur les interactions, les valeurs incarnées, les processus internes, les expériences vécues par les employés et leur sentiment d’appartenance. Dans un environnement partagé, créer et préserver cette identité devient un exercice subtil, qui demande intention, cohérence et stratégie.
Cet article explore les meilleures pratiques pour maintenir une culture d’entreprise solide dans un espace partagé, en tenant compte de la réalité des bureaux flexibles et des environnements où plusieurs organisations cohabitent — une situation de plus en plus fréquente.
Redéfinir la notion de culture d’entreprise dans un environnement moderne
La culture d’entreprise n’est plus un logo sur les murs ou des bureaux personnalisés. C’est l’ensemble des comportements, des rituels, des décisions et des interactions qui définissent la façon dont les équipes travaillent et collaborent. Elle se bâtit chaque jour, dans la manière dont les employés communiquent, résolvent les problèmes, priorisent leur travail et partagent leurs succès.
Dans un espace partagé, on ne contrôle pas tout l’environnement physique, mais on contrôle entièrement l’expérience interne. Les entreprises doivent donc passer d’un modèle centré sur le lieu à un modèle centré sur les relations et les pratiques. Cela demande une approche plus consciente, mais souvent aussi plus solide, car elle ne dépend plus d’un décor, mais d’un véritable vécu partagé.
Clarifier et incarner les valeurs de l’entreprise
Les valeurs sont le ciment d’une culture forte. Mais pour qu’elles existent réellement, elles doivent être incarnées — pas seulement affichées sur une présentation interne.
Dans un espace partagé, les valeurs jouent un rôle encore plus important, car elles deviennent le fil conducteur qui permet aux employés de se reconnaître comme membres de la même équipe, même au milieu d’autres entreprises. Il est essentiel que les employés puissent voir et ressentir ces valeurs dans leur quotidien : dans les décisions de gestion, dans les processus internes, dans la façon de communiquer et dans les comportements encouragés.
Par exemple, une entreprise qui valorise l’innovation doit le montrer par des rituels de brainstorming, par l’encouragement à proposer des idées ou par des outils qui facilitent la créativité. Une entreprise axée sur la collaboration doit organiser des moments d’échange, clarifier les rôles et valoriser les réussites collectives.
Dans un bureau partagé, ces marques de culture deviennent des repères et aident les employés à garder le cap.
Développer des rituels d’équipe réguliers
Les rituels sont l’un des moyens les plus efficaces pour renforcer la cohésion. Ils créent un rythme, une appartenance, une continuité — autant d’éléments essentiels dans un environnement partagé où les repères peuvent varier.
Plus les équipes alternent entre télétravail et présence dans un espace partagé, plus ces rituels deviennent importants. Ils peuvent être simples, mais doivent être constants.
Exemples de rituels d’une équipe en espace partagé :
– Un café d’équipe chaque lundi matin
– Un point hebdomadaire fixe, en présentiel si possible
– Un lunch d’équipe une fois par mois
– Un moment de célébration lors des réussites importantes
– Un rituel d’accueil pour les nouvelles recrues
– Un bloc “co-working d’équipe” une fois par semaine
Ces rituels ne demandent pas de ressources importantes, mais leur impact est considérable : ils permettent de renforcer l’identité d’équipe, d’apporter stabilité et prévisibilité dans un cadre où beaucoup d’éléments sont partagés avec d’autres organisations.
Construire une communication interne forte et cohérente
Dans un espace partagé, la clarté de la communication interne devient un élément clé de la culture d’entreprise. Les employés doivent toujours savoir ce qui se passe, ce qu’on attend d’eux et comment s’organiser au quotidien, même s’ils travaillent dans un lieu occupé par d’autres équipes.
Pour cela, il est essentiel d’adopter des outils simples et accessibles :
– Un canal centralisé (Slack, Teams, Notion, etc.)
– Un espace où les informations importantes sont stockées et facilement consultables
– Une communication transparente, régulière et proactive
– Des mises à jour fréquentes sur les projets, objectifs, priorités
La communication interne crée un lien invisible qui maintient l’équipe unie, même quand les membres ne se voient pas chaque jour. Dans un environnement partagé, elle prévient le sentiment de dilution ou de perte de repère.
Définir des moments de collaboration et des moments de concentration
L’un des défis du travail dans un espace partagé est l’équilibre entre collaboration et concentration. Les équipes doivent pouvoir échanger facilement, mais elles doivent aussi avoir la capacité de travailler dans le calme et la continuité.
Pour renforcer la culture d’entreprise, il faut clarifier ces deux types de moments. Non seulement cela améliore l’efficacité, mais cela montre aussi que l’entreprise est attentive au bien-être et aux conditions de travail de ses employés.
Quelques bonnes pratiques possibles :
– Définir des blocs d’heures silencieuses
– Réserver des salles de réunion pour les moments collaboratifs
– Utiliser les espaces partagés pour les brainstormings ou les réunions informelles
– Encourager le travail individuel dans des zones plus calmes ou isolées
Les employés sentent ainsi qu’ils disposent d’un cadre clair, ce qui contribue directement à leur sentiment d’appartenance et à leur satisfaction au travail.
Utiliser le bureau flexible pour renforcer l’expérience employé
Un espace partagé ne limite pas la culture d’entreprise : il peut au contraire l’enrichir.
Les bureaux flexibles offrent souvent une qualité d’environnement supérieure à un bureau traditionnel : éclairage confortable, mobilier ergonomique, salles équipées, espaces de détente, modernité et atmosphère professionnelle. Ces avantages renforcent l’expérience employé et montrent que l’entreprise investit dans des conditions de travail optimales, même sans posséder ses propres locaux.
Les entreprises peuvent aussi personnaliser leur espace de manière minimale mais significative : un coin réservé lors des journées d’équipe, un tableau blanc portable pour les idées, des outils de travail communs, ou tout simplement une manière d’occuper l’espace qui reflète la dynamique de l’équipe.
C’est moins la décoration qui compte que l’usage que l’on fait du lieu.
Encourager la cohésion même en dehors du bureau
Lorsque l’espace est partagé, la cohésion se construit aussi en dehors des murs. Les activités externes jouent un rôle clé pour maintenir une identité d’équipe forte.
Il ne s’agit pas uniquement d’organiser des événements corporatifs, mais de créer des contextes de rencontre où les employés peuvent échanger sans pression professionnelle.
Quelques exemples :
– Un 5 à 7 informel dans un bar ou restaurant
– Une activité sportive ou créative
– Un atelier de formation ou de développement personnel
– Une sortie d’équipe trimestrielle
– Un lunch hors bureau pour marquer un succès
Ces moments consolident les liens et permettent de vivre des expériences positives ensemble, ce qui nourrit directement la culture d’entreprise. Ils compensent aussi l’absence d’un espace dédié où afficher une identité visuelle permanente.
Donner un rôle actif aux gestionnaires
Dans un espace partagé, les gestionnaires sont des piliers de la culture interne. Ce sont eux qui donnent le ton, qui soutiennent la communication, qui organisent les rencontres et qui veillent à maintenir la cohérence entre les valeurs et les actions.
Un gestionnaire efficace dans un environnement partagé doit :
– Être proactif dans la création de moments d’équipe
– Encourager les interactions positives
– S’assurer que tout le monde comprend les priorités
– Favoriser une ambiance respectueuse aussi bien à l’interne qu’avec les équipes voisines
– Faciliter l’intégration des nouvelles recrues
– Maintenir la cohésion même en télétravail
Plus que dans un bureau traditionnel, les gestionnaires deviennent les gardiens de la culture d’entreprise, car ils compensent l’absence d’un environnement fixe.
Prévenir la dilution de l’identité d’équipe
Partager un espace avec d’autres organisations comporte un risque réel : celui de voir son identité s’effacer devant les dynamiques environnantes. Pour éviter cela, l’entreprise doit être intentionnelle dans la manière dont elle se présente, interagit et fonctionne.
Quelques stratégies efficaces :
– Avoir des rituels propres à l’entreprise
– Maintenir une forte communication interne
– Créer des symboles de cohésion, même subtils (documents internes, vocabulaire, façons de faire)
– Renforcer la présence d’équipe lors des journées au bureau
– Encourager la solidarité entre collègues
Il ne s’agit pas de s’isoler dans l’espace partagé, mais de faire en sorte que chaque employé sente que, peu importe le lieu, il appartient à une équipe qui fonctionne à sa manière.
Favoriser l’intégration des nouvelles recrues
L’arrivée d’un nouvel employé dans un espace partagé peut être intimidante : beaucoup de visages à croiser, des entreprises différentes présentes au même endroit, une dynamique moins claire. Pour éviter que le nouvel arrivant se sente perdu ou distant, l’entreprise doit établir un véritable processus d’intégration.
Cela inclut :
– Un plan d’accueil structuré
– Une présentation de l’équipe
– Un accompagnement par un mentor interne
– Une explication claire des outils et des rituels
– Une première journée où la présence physique est encouragée
– Un lunch d’accueil
En télétravail comme en présentiel, l’onboarding est un moment crucial pour installer les bases de la culture interne. Dans un espace partagé, il devient un moyen de créer un lien fort malgré un environnement physique non exclusif.
Encourager une cohabitation positive avec les autres entreprises
Les espaces partagés offrent aussi une opportunité : celle de faire partie d’une communauté plus large. Sans perdre leur identité, les entreprises peuvent interagir de manière respectueuse et professionnelle avec les organisations voisines. Cela crée un climat sain qui influence positivement le quotidien.
Des interactions simples suffisent : dire bonjour, respecter les espaces communs, éviter les comportements bruyants, partager les équipements avec courtoisie. Parfois, des collaborations informelles ou des échanges de services peuvent même émerger.
Lorsque l’environnement commun est agréable, les employés ressentent davantage de bien-être — ce qui renforce indirectement la culture interne.
Adapter constamment la culture aux réalités de l’espace partagé
La culture d’entreprise n’est pas figée, surtout dans un contexte où les lieux, les horaires et les modes de travail évoluent. Il est essentiel de revoir régulièrement les pratiques, de collecter les retours des employés et de s’ajuster rapidement.
Quelques questions à se poser chaque trimestre :
– Les employés se sentent-ils toujours connectés à l’équipe ?
– Les rituels sont-ils efficaces ?
– La communication interne est-elle fluide ?
– Les journées au bureau sont-elles réellement productives ?
– L’espace partagé est-il utilisé de manière stratégique ?
Ces ajustements réguliers montrent que l’entreprise se soucie de ses employés et de la qualité de leur expérience quotidienne.
Un espace partagé n’efface pas la culture d’entreprise
Contrairement à la perception initiale, un espace partagé ne fragilise pas la culture d’entreprise : il l’expose, la met à l’épreuve, la pousse à être plus intentionnelle. Sans le soutien d’un lieu permanent, la culture doit se construire à travers les pratiques, les interactions et les rituels.
Les entreprises qui réussissent à maintenir une identité forte dans un espace partagé sont celles qui :
– Misent sur la communication
– Cultivent les liens humains
– Développent des rituels cohérents
– Donnent du pouvoir aux gestionnaires
– Investissent dans l’expérience employé
– Écoute leurs équipes
– Adaptent continuellement leurs pratiques
L’espace partagé devient alors un simple contexte, et non une contrainte. Les équipes apprennent à fonctionner avec fluidité, harmonie et cohésion, même dans un environnement où d’autres entreprises cohabitent. En adoptant une approche intentionnelle, il est tout à fait possible — et même bénéfique — de maintenir une identité d’équipe solide, durable et inspirante.